DSGVO-konforme Fragebögen: Worauf Kanzleien achten müssen

Datenschutz ist nicht optional

Wer Mandantendaten digital erhebt, bewegt sich zwangsläufig im Anwendungsbereich der DSGVO. Für Kanzleien gilt das in besonderem Maß: Mandantendaten sind nicht nur personenbezogene, sondern in der Regel auch besonders schutzwürdige Daten.

Vier Prinzipien für digitale Fragebögen

1. Datenminimierung

Frage nur ab, was du tatsächlich brauchst. Ein optionaler Geburtsname ist kein Bonus — er ist ein Risiko, wenn er für die Mandatsbearbeitung irrelevant ist.

2. Zweckbindung

Jedes Datenfeld sollte einem klaren Zweck zugeordnet sein. Wenn du nicht erklären kannst, wofür du eine Information brauchst, gehört sie nicht in den Fragebogen.

3. Transparenz

Vor dem ersten Eingabefeld steht eine klare Datenschutzinformation: Wer verarbeitet die Daten, zu welchem Zweck, auf welcher Rechtsgrundlage, wie lange werden sie gespeichert.

4. Sicherheit der Verarbeitung

• TLS-Verschlüsselung bei der Übertragung
• Verschlüsselung der Daten im Ruhezustand
• Zugriffskontrolle nach Need-to-know
• Serverstandort EU oder DSGVO-konformer Drittstaaten-Transfer

Auftragsverarbeitung mit dem Tool-Anbieter

Sobald du ein externes Tool für die Mandatsaufnahme nutzt, brauchst du einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) mit dem Anbieter. Das ist kein Papierkram zum Wegheften — der AVV regelt konkret, was der Anbieter mit den Daten tun darf und was nicht.

Punkt	Worauf achten
Serverstandort	EU bevorzugt
Subunternehmer	Liste aktuell und prüfbar
Löschfristen	Klar geregelt
Auditrecht	Vertraglich verankert

Aufbewahrung und Löschung

Mandatsdaten unterliegen berufsrechtlichen Aufbewahrungsfristen (regelmäßig sechs Jahre nach Mandatsende, §50 BRAO). Nach Ablauf müssen sie tatsächlich gelöscht werden — nicht nur archiviert.

Ein gutes digitales Tool unterstützt dich dabei mit automatischen Lösch-Workflows und revisionssicherer Dokumentation.

Fazit

DSGVO-Konformität ist kein Hindernis für digitale Mandatsaufnahme — sondern ein Qualitätsmerkmal. Kanzleien, die Datenschutz von Anfang an mitdenken, bauen Vertrauen auf und reduzieren ihr eigenes Risiko.