KI in der Kanzlei beginnt vor dem Tool

Wenn heute über künstliche Intelligenz in Kanzleien gesprochen wird, geht es häufig um sehr konkrete Anwendungsfälle. Schriftsätze sollen schneller vorbereitet, Dokumente zusammengefasst, E-Mails formuliert oder Rechtsprechung effizienter recherchiert werden.

Das ist nachvollziehbar, weil diese Beispiele sofort greifbar sind. Man erkennt direkt, wo Zeit gespart werden kann. Eine Aufgabe, die vorher eine halbe Stunde gedauert hat, lässt sich plötzlich in wenigen Minuten erledigen. Für Kanzleien, die ohnehin unter hohem Zeitdruck arbeiten, ist das natürlich attraktiv.

Da ich mich in meiner Arbeit intensiv mit digitaler Mandatsqualifizierung und strukturierter Mandatsaufnahme beschäftige, ist dieser Bereich für mich ein naheliegendes Praxisbeispiel. Gerade dort lässt sich gut beobachten, dass der Nutzen von KI nicht allein von der Leistungsfähigkeit einzelner Tools abhängt, sondern auch davon, wie bewusst Kanzleien ihre bestehenden Abläufe betrachten.

Trotzdem greift dieser Blick aus meiner Sicht zu kurz. Denn wer nur darauf schaut, welche bestehenden Aufgaben durch KI schneller erledigt werden können, übersieht leicht eine wichtigere Frage.

Wie gut sind die Prozesse eigentlich, die man mit KI beschleunigen möchte?

Der erste Reflex ist Automatisierung

Gerade in Kanzleien ist das entscheidend, denn viele Abläufe sind historisch gewachsen. Mandanten melden sich per Telefon, über ein Kontaktformular, per E-Mail oder über Empfehlungen. Informationen kommen in einzelnen Nachrichten, Anhängen, Sprachnotizen oder PDF-Dateien an. Oft fehlen wichtige Angaben. Manchmal ist der Gegner unklar, Fristen werden erst spät erwähnt oder Dokumente werden nachgereicht, nachdem bereits mehrfach nachgefragt wurde.

Wenn man auf solche Abläufe einfach KI legt, kann das kurzfristig helfen. Eine E-Mail wird schneller sortiert, ein Sachverhalt schneller zusammengefasst oder eine Antwort schneller formuliert. Das eigentliche Problem bleibt aber bestehen. Die Kanzlei arbeitet weiterhin mit unvollständigen, verstreuten und uneinheitlichen Informationen. Sie kommt nur schneller mit einem Prozess zurecht, der vorher schon nicht ideal war.

Richard Susskind beschreibt in seinem Buch How to Think About AI drei Ebenen technologischen Wandels, die für diese Diskussion sehr hilfreich sind. Er unterscheidet zwischen Automatisierung, Innovation und Elimination.

Automatisierung ist die naheliegendste Ebene. Bestehende Arbeit wird schneller erledigt. In der Kanzlei kann das bedeuten, dass Texte vorbereitet, Dokumente zusammengefasst oder einfache administrative Aufgaben unterstützt werden. Das ist wertvoll und wird in vielen Bereichen auch bleiben.

Spannender wird es aber auf der zweiten Ebene, der Innovation. Hier geht es nicht mehr nur darum, das Bestehende effizienter zu machen. Es geht darum, Arbeitsweisen zu ermöglichen, die vorher organisatorisch zu aufwendig oder wirtschaftlich kaum sinnvoll gewesen wären.

Der Prozess entscheidet über den Nutzen

Ein Beispiel dafür ist die Mandatsaufnahme. In vielen Kanzleien beginnt ein neuer Fall nicht mit einer klaren juristischen Prüfung, sondern mit dem Versuch, überhaupt ein vollständiges Bild zu bekommen. Wer ist beteiligt? Was ist passiert? Welche Fristen laufen? Welche Dokumente gibt es? Was möchte der Mandant eigentlich erreichen? Besteht eine Rechtsschutzversicherung? Ist der Fall wirtschaftlich sinnvoll? Passt das Mandat zur Kanzlei?

Diese Fragen sind nicht nebensächlich. Sie entscheiden darüber, ob ein Fall sauber eingeschätzt, priorisiert und bearbeitet werden kann. Trotzdem werden sie in der Praxis oft über mehrere Kommunikationsschritte verteilt geklärt. Das kostet Zeit, unterbricht Arbeitsabläufe und bindet Ressourcen, bevor überhaupt juristische Wertschöpfung entsteht.

An dieser Stelle kann KI mehr leisten als nur Texte zu beschleunigen. Sie kann helfen, den Eingang eines Mandats besser zu strukturieren. Mandanten können ihren Sachverhalt frei schildern, während ein System relevante Folgefragen stellt, passende Dokumente anfordert und offene Punkte sichtbar macht. Die Kanzlei erhält dadurch früher eine geordnete Grundlage für ihre Entscheidung.

Damit verändert sich nicht die anwaltliche Prüfung selbst. Die Verantwortung bleibt beim Anwalt oder bei der Anwältin. Verändert wird der Weg dorthin. Statt aus verstreuten Informationen nachträglich Ordnung herstellen zu müssen, entsteht die Struktur bereits beim Eingang der Anfrage.

Weniger Reparaturarbeit am Anfang

Die dritte Ebene, die Susskind beschreibt, geht noch einen Schritt weiter. Er spricht von Elimination, also davon, dass bestimmte Probleme durch Technologie nicht nur schneller bearbeitet werden, sondern gar nicht mehr in derselben Form entstehen.

Auf Kanzleien übertragen ist das ein interessanter Gedanke. Viele Rückfragen entstehen nicht, weil Mandanten nicht kooperieren wollen, sondern weil der Aufnahmeprozess ihnen nicht klar genug vorgibt, welche Informationen wirklich gebraucht werden. Wenn relevante Angaben und Unterlagen von Anfang an gezielter abgefragt werden, muss die Kanzlei später weniger reparieren.

Das klingt im ersten Moment unspektakulär, ist aber im Kanzleialltag ein großer Hebel. Denn gerade kleine und mittelständische Kanzleien haben selten das Problem, dass ihnen Arbeit fehlt. Häufiger fehlt die Zeit, eingehende Arbeit schnell zu sortieren, zu qualifizieren und sinnvoll zu priorisieren. Mehr Anfragen helfen wenig, wenn jede Anfrage erst manuell vervollständigt werden muss.

Deshalb sollte die Diskussion über KI in Kanzleien nicht nur bei der Frage stehen bleiben, welche Aufgaben ein System übernehmen kann. Mindestens genauso wichtig ist die Frage, an welchen Stellen heute unnötige Arbeit entsteht, weil Informationen zu spät, zu unklar oder zu unvollständig ankommen.

Ein sauberer Einstieg in KI

Ein sinnvoller KI-Einsatz beginnt nicht mit der Frage, welches Tool gerade am meisten verspricht. Er beginnt mit dem Blick auf den eigenen Prozess.

Wo entstehen Medienbrüche? Wo werden Informationen doppelt erfasst oder gehen verloren? Wo bleiben Aufgaben liegen, weil Zuständigkeiten unklar sind? Wo wird Arbeit nur deshalb nötig, weil vorherige Schritte nicht sauber strukturiert waren?

Erst wenn Kanzleien diese Punkte kennen, kann KI ihr Potenzial wirklich entfalten. Dann geht es nicht nur darum, einzelne Aufgaben schneller zu erledigen, sondern Abläufe bewusster zu gestalten und unnötige Arbeit gar nicht erst entstehen zu lassen.

Der erste Schritt ist deshalb nicht die große KI-Vision, sondern eine ehrliche Prozessanalyse. Wer versteht, wo Reibung entsteht, kann entscheiden, was beschleunigt, neu gedacht oder im besten Fall ganz vermieden werden sollte.