Das Rad am fahrenden Auto wechseln - KI einführen, während die Kanzlei weiterfährt

Eine Kanzlei kann nicht einfach auf Pause drücken. Fristen laufen weiter, Mandanten melden sich, Schriftsätze müssen vorbereitet, Termine eingehalten und interne Abläufe koordiniert werden. Gleichzeitig steigen die Erwartungen an digitale Erreichbarkeit, schnelle Reaktionszeiten und effizientere Prozesse.

Genau deshalb ist die Einführung von KI im Kanzleialltag schwieriger, als viele Transformationsdebatten vermuten lassen. Von außen klingt es oft einfach. Man müsse nur das richtige Tool auswählen, Mitarbeitende schulen und die Kanzlei werde Schritt für Schritt moderner. In der Praxis trifft jede Veränderung aber auf einen laufenden Betrieb, der ohnehin schon ausgelastet ist.

Richard Susskind beschreibt dieses Problem in How to Think About AI mit einer einprägsamen Frage. Wie wechselt man das Rad an einem fahrenden Auto?

Das Bild passt gut zu Kanzleien. Denn auch dort gibt es selten einen ruhigen Moment, in dem man bestehende Prozesse vollständig auseinandernehmen und neu zusammensetzen kann. Die Frage ist deshalb nicht nur, welche KI-Lösung sinnvoll wäre. Die schwierigere Frage lautet, wie eine Kanzlei neue Arbeitsweisen einführt, ohne ihren laufenden Betrieb zu gefährden.

Was macht Veränderung im Tagesgeschäft so schwer

Viele Abläufe sind über Jahre gewachsen. Sie funktionieren nicht immer ideal, aber sie funktionieren gut genug, um den Alltag zu tragen.

Gerade darin liegt die Schwierigkeit. Ein Prozess, der jeden Tag stattfindet, lässt sich nicht beliebig umbauen. Wenn die Mandatsaufnahme, die Dokumentenablage, die Fristenkommunikation oder die interne Aufgabenverteilung verändert werden, betrifft das nicht nur ein einzelnes Tool. Es betrifft Gewohnheiten, Zuständigkeiten, Verantwortlichkeiten und oft auch das Sicherheitsgefühl des Teams.

Deshalb scheitern Digitalisierungsprojekte selten nur an der Technik. Häufig scheitern sie daran, dass sie im falschen Moment zu viel vom laufenden Betrieb verlangen. Wer eine Kanzlei ohnehin schon am Limit führt, wird kaum die Energie haben, nebenbei ein großes Transformationsprojekt durchzuziehen.

Warum der große Umbau oft nicht funktioniert

Große Digitalisierungsprojekte scheitern selten nur an der Technik. Häufig scheitern sie daran, dass sie zu viele Gewohnheiten gleichzeitig verändern. Ein neues System bedeutet nicht nur neue Klickwege. Es verändert Rollen, Zuständigkeiten und manchmal auch das Selbstverständnis der Menschen, die täglich damit arbeiten.

Gerade beim Thema KI kommt eine zusätzliche Unsicherheit hinzu. Manche Mitarbeitende fragen sich, ob ihre Arbeit künftig weniger gebraucht wird. Andere zweifeln daran, ob die neue Lösung zuverlässig genug ist. Wieder andere haben schlicht keine Zeit, sich neben dem Tagesgeschäft auf völlig neue Abläufe einzustellen.

Deshalb reicht es nicht, wenn nur die Geschäftsführung überzeugt ist. Auch Berufsträger, Assistenz, Sekretariat und Verwaltung müssen verstehen, warum sich ein Prozess verändert und welchen konkreten Nutzen das für ihre tägliche Arbeit hat. Fehlt dieser Schritt, entsteht schnell Widerstand.

Das neue System wird dann zwar eingeführt, aber nicht wirklich genutzt. Alte Routinen bleiben bestehen, weil sie vertraut sind und im Zweifel sicherer wirken. Aus der geplanten Transformation wird ein weiteres System neben vielen anderen.

Das zweite Auto bauen während das erste noch fährt

Die Frage ist also nicht, wie eine Kanzlei ihren gesamten Betrieb auf einmal umbaut, sondern wo sie einen neuen Arbeitsweg parallel aufbauen kann.

Veränderung muss nicht sofort die ganze Kanzlei erfassen, um wirksam zu sein. Gerade im laufenden Betrieb kann es sinnvoller sein, zunächst einen begrenzten Bereich auszuwählen und dort zu prüfen, ob ein neuer Arbeitsweg im Alltag wirklich trägt.

Das kann ein bestimmtes Rechtsgebiet sein, ein wiederkehrender Vorgang oder ein klarer Engpass im Kanzleialltag. Denkbar sind etwa die strukturierte Vorbereitung neuer Mandatsanfragen und Mandantenkommunikation, interne Wissensorganisation, Vorlagenmanagement, Fristenmanagement, die Bearbeitung häufiger Mandantenfragen mit ähnlichen Fallkonstellationen usw.

Wichtig ist, dass der neue Prozess klein genug bleibt, um ihn im Alltag testen zu können, aber relevant genug ist, um echten Nutzen zu zeigen. Es darf nicht einfach ein zusätzlicher Kanal neben E-Mail, Telefon, beA und Kanzleisoftware werden. Dann entsteht nur mehr Komplexität.

Ein guter Parallelprozess entlastet, bevor er verändert. Er gibt dem Team die Möglichkeit, Erfahrungen zu sammeln, ohne dass der laufende Betrieb gefährdet wird.

Vom Test zum neuen Standard

Der Vorteil eines begrenzten Starts liegt darin, dass Kanzleien lernen können, bevor sie skalieren. Ein Pilot zeigt schneller als jede Strategiepräsentation, welche Annahmen stimmen und welche nicht.

Dafür braucht es aber klare Verantwortung. Eine Pilotphase sollte nicht nebenbei laufen und auch nicht dem Zufall überlassen werden. Es braucht jemanden, der den Prozess aufsetzt, Rückmeldungen sammelt, Probleme erkennt und überprüft, ob der Einsatz tatsächlich entlastet.

Dazu gehören einfache, aber konkrete Messpunkte. Es reicht nicht, nur zu fragen, ob ein neues Tool grundsätzlich funktioniert. Entscheidend ist, welche manuellen Aufgaben tatsächlich entfallen, wie groß die Zeitersparnis ist und ob sich die Annahmen aus der Pilotphase im Alltag bestätigen. Manchmal zeigen sich Effizienzgewinne auch an anderer Stelle als erwartet. Genauso kann es passieren, dass Arbeit nicht verschwindet, sondern sich nur verschiebt und neue Abstimmungsbedarfe, Kontrollschritte oder Unsicherheiten entstehen. Genau deshalb sollte ein Pilot nicht nur technisch, sondern prozessual bewertet werden.

Entscheidend ist außerdem, dass KI einen klaren Ort im Kanzleiprozess bekommt. Mitarbeitende müssen verstehen, wann ein System genutzt wird, welche Aufgabe es übernimmt und wo weiterhin menschliche Verantwortung liegt. Ohne diese Klarheit bleiben KI-Tools und Softwares ein Fremdkörper.

Wenn ein neuer Prozess im Kleinen funktioniert, kann er schrittweise ausgeweitet werden. So entsteht Veränderung nicht durch einen großen Schnitt, sondern durch praktische Erfahrung. Aus einem Test wird Routine. Aus Routine wird ein neuer Standard.